PDF za duży do maila? Jak zmniejszyć plik PDF

Klikasz „Wyślij” i po chwili poczta informuje, że załącznik jest za duży. Najczęściej dzieje się tak ze skanami umów, zaświadczeniami zrobionymi telefonem i raportami pełnymi zdjęć. Prawie każdy taki PDF da się poprawić w kilka minut, bez instalowania programów.

Poniżej wyjaśniam, skąd biorą się ciężkie PDF-y, jakie są limity załączników i które dwa sposoby naprawdę działają: kompresja albo podział pliku.

Jaki załącznik przejdzie przez pocztę

Każda skrzynka ma swój limit i zwykle dotyczy on całej wiadomości, a nie pojedynczego pliku.

• Gmail przyjmuje załączniki do 25 MB na wiadomość. Większe pliki proponuje wysłać jako link do Dysku Google.
• Outlook.com ma limit w okolicach 20 MB i przy większych plikach podsuwa OneDrive.
• Polskie skrzynki i poczta firmowa mają własne limity, często inne niż u dużych dostawców. Warto sprawdzić je w ustawieniach konta albo zapytać dział IT.

Jest jeszcze jeden haczyk. Załącznik przed wysłaniem jest kodowany i w drodze rośnie mniej więcej o jedną trzecią. PDF ważący 19 MB może więc nie przejść przez serwer z limitem 20 MB. Jeśli jesteś blisko granicy, zejdź wyraźnie poniżej.

Liczy się też skrzynka odbiorcy. Wiadomość może wyjść od Ciebie bez problemu i wrócić, bo serwer po drugiej stronie ma niższy limit. Gdy wysyłasz dokumenty do urzędu, uczelni czy przez formularz rekrutacyjny, zakładaj, że miejsca jest mało.

Dlaczego PDF waży tyle megabajtów

PDF z samym tekstem jest lekki. Dziesięć stron z Worda zapisanych jako PDF to zwykle dużo mniej niż megabajt. Wagę robią obrazy.

Typowy przykład to skan. Skaner albo aplikacja w telefonie zapisuje każdą stronę jako pełne zdjęcie, często w rozdzielczości dużo wyższej, niż potrzeba do czytania na ekranie. Kilka zeskanowanych stron potrafi zająć kilkadziesiąt megabajtów. Podobnie puchną raporty ze zdjęciami, ulotki z programów graficznych i pliki z osadzonymi pełnymi czcionkami.

Od tego zależy wybór metody. Jeśli plik jest ciężki przez obrazy, kompresja zadziała świetnie. Jeśli to po prostu bardzo długi dokument, czasem lepiej go podzielić.

Skanuj od razu lżej

Jeśli to Ty robisz skan, możesz uniknąć problemu na starcie. Do dokumentów, które ktoś będzie czytał na ekranie albo drukował w domu, w zupełności wystarcza rozdzielczość 150 do 200 DPI. Wyższe wartości mają sens przy zdjęciach do archiwum i drobnym druku. Czarno-biała umowa nie musi też być skanowana w pełnym kolorze, tryb skali szarości daje dużo mniejszy plik.

W aplikacjach do skanowania w telefonie szukaj ustawienia jakości albo rozmiaru eksportu. Domyślnie wiele z nich zapisuje strony w najwyższej możliwej jakości, bo tak wyglądają najlepiej na zrzutach w sklepie z aplikacjami, a nie dlatego, że ktoś tego potrzebuje.

Sposób pierwszy: kompresja PDF

Kompresja zostawia jeden plik i zmniejsza go, zapisując obrazy w środku w rozsądnej jakości.

W narzędziu Kompresuj PDF wygląda to tak:

• Otwórz narzędzie i przeciągnij PDF na stronę.
• Wybierz poziom kompresji. Na początek zostaw domyślny.
• Porównaj nowy rozmiar z oryginałem i pobierz plik.

Plik nie opuszcza Twojego urządzenia. Kompresja odbywa się w przeglądarce, więc umowa czy wynik badań nie trafia na żaden serwer.

Który tryb wybrać

DocJuno ma dwa rodzaje kompresji i dobrze wiedzieć, czym się różnią, zanim wyślesz coś ważnego.

Tryb „Zachowaj tekst” kompresuje obrazy w pliku, a tekst zostawia jako prawdziwy tekst. Dokument da się dalej przeszukiwać, a fragment zaznaczyć i skopiować. To dobry wybór przy umowach, fakturach i wszystkim, z czego ktoś będzie cytował.

Mocniejszy tryb zapisuje każdą stronę jako zoptymalizowany obraz. Daje najmniejsze pliki, zwłaszcza przy skanach, ale tekstu nie da się już zaznaczyć. Przy skanie to bez znaczenia, bo tam tekst i tak był częścią zdjęcia. Przy dokumencie z Worda zachowaj oryginał, jeśli możesz potrzebować z niego kopiować.

Jeśli plik po pierwszej próbie dalej jest za duży, przejdź o jeden poziom wyżej, a nie od razu na najmocniejszy. Potem otwórz wynik i powiększ stronę z drobnym drukiem, żeby sprawdzić, czy wszystko da się przeczytać.

Zdarza się, że kompresja prawie nic nie daje. To znak, że plik nie jest ciężki przez zdjęcia, tylko na przykład przez bardzo dużą liczbę stron albo osadzone czcionki. Wtedy szybciej pomoże drugi sposób.

Sposób drugi: podział na części

Czasem kompresja nie wystarcza albo nie chcesz ruszać jakości. Zestaw rysunków technicznych na 60 stron powinien zostać ostry. Wtedy wyślij go w kawałkach.

Podziel PDF pozwala pociąć dokument na zakresy stron, na przykład 1 do 20, 21 do 40 i 41 do 60. Każda część to osobny plik, który możesz wysłać w osobnej wiadomości. Nazwij je czytelnie, na przykład „raport-czesc-1-z-3.pdf”, żeby odbiorca wiedział, że niczego nie brakuje.

Podział przydaje się też wtedy, gdy liczą się tylko niektóre strony. Jeśli urząd potrzebuje podpisanej ostatniej strony i załącznika z kwotami, wyślij tylko je.

Odbiorca może potem złożyć części z powrotem w jeden plik w narzędziu Połącz PDF, więc nic nie przepada.

Kiedy lepiej wysłać link

Niektórych plików w ogóle nie warto wysyłać mailem. Całe archiwum skanów, ulotka gotowa do druku czy duży zestaw rysunków zawsze będą kłopotliwe jako załącznik. Wtedy lepszy jest link z Dysku Google, OneDrive albo innej chmury.

Zanim udostępnisz link, sprawdź, kto może go otworzyć. Opcja „każdy, kto ma link” jest wygodna, ale oznacza dokładnie to, co mówi. Przy dokumentach osobistych ogranicz dostęp do adresu odbiorcy.

Krótka lista przed wysłaniem

• Sprawdź rozmiar pliku we właściwościach albo w menedżerze plików.
• Skompresuj go, zaczynając od najłagodniejszego poziomu, który wystarczy.
• Otwórz wynik i przeczytaj stronę z drobnym drukiem.
• Jeśli dalej jest za duży, podziel go na czytelnie nazwane części.
• Zachowaj oryginał, żeby zawsze móc do niego wrócić.

W większości przypadków wystarczy jedna kompresja. Zwłaszcza skany zmniejszają się na tyle, że o podziale nie trzeba nawet myśleć.