Czy narzędzia PDF online są bezpieczne? Co z plikami

Połączenie dwóch PDF-ów na stronie internetowej zajmuje dziesięć sekund. Za tą wygodą kryje się pytanie, którego mało kto sobie zadaje: gdzie właśnie trafił mój plik? Przy menu z restauracji nie ma to znaczenia. Przy pasku wypłaty, PIT-cie albo skanie dowodu osobistego ma ogromne.

Sam tworzę narzędzia do PDF, więc myślałem o tym więcej niż przeciętny użytkownik. Opisuję, jak typowe serwisy obchodzą się z plikami, co sprawdzić, zanim im zaufasz, i co zmienia praca w samej przeglądarce.

Co dzieje się z plikiem po wysłaniu

Większość serwisów PDF działa według tego samego schematu. Wybierasz plik, przeglądarka wysyła go na serwer firmy, serwer wykonuje pracę, a Ty pobierasz wynik. Twój dokument został skopiowany na komputer, nad którym nie masz kontroli, często w innym kraju.

Nie musi to być od razu coś złego. Poważne serwisy usuwają pliki po krótkim czasie i używają szyfrowanego połączenia. Opierasz się jednak na obietnicach, których nie da się sprawdzić:

• Plik leży na cudzym serwerze, przynajmniej przez jakiś czas.
• Może przechodzić przez inne firmy, na przykład dostawców hostingu.
• O usunięciu pliku ktoś Cię informuje, ale tego nie widzisz.
• Jeśli serwis zostanie zhakowany, pliki przechowywane w tym momencie mogą wyciec.

Przy wielu dokumentach ryzyko jest małe. Przy wszystkim, co zawiera PESEL, numer konta, dane medyczne albo informacje o klientach, warto się zastanowić. Jeśli pracujesz z dokumentami firmy, pamiętaj też o RODO i wewnętrznych zasadach, które mogą zabraniać wysyłania danych do zewnętrznych usług.

Co sprawdzić przed użyciem serwisu

Nie trzeba być specjalistą od bezpieczeństwa, żeby podjąć rozsądną decyzję. Kilka minut lektury mówi bardzo dużo.

Polityka prywatności, przynajmniej część o plikach

Szukaj informacji, jak długo przechowywane są wysłane pliki i czy służą do czegoś poza wykonaniem Twojego zlecenia. Konkretne zdanie w stylu „pliki usuwamy w ciągu godziny” to dobry znak. Mgliste sformułowania o „ulepszaniu usług” już nie.

Kto stoi za stroną

Nazwa firmy, adres i możliwość kontaktu to podstawowe oznaki odpowiedzialności. Strona bez informacji o właścicielu i z natarczywymi reklamami zasługuje na mniej zaufania przy poufnych plikach.

Bezpieczne połączenie

Pasek adresu powinien pokazywać bezpieczne połączenie. Chroni ono plik w drodze na serwer, ale nie mówi nic o tym, co dzieje się z nim później.

O co prosi strona

Narzędzie do łączenia PDF nie ma powodu prosić o dostęp do kontaktów ani wymagać konta, żeby pobrać wynik. Dodatkowe prośby o dane to sygnał, żeby poszukać czegoś innego.

Uważaj na reklamy i przyciski „Pobierz”

Niektóre darmowe serwisy są obwieszone reklamami, które udają duże zielone przyciski pobierania. Kliknięcie w niewłaściwy może zainstalować rozszerzenie do przeglądarki albo program, którego wcale nie chciałeś. Narzędzie do PDF powinno oddać Ci PDF i nic więcej. Jeśli strona każe coś zainstalować, żeby dostać połączony plik, zamknij kartę.

Uważaj na podróbki znanych serwisów

Wpisując nazwę narzędzia w wyszukiwarkę, łatwo kliknąć w reklamę strony o łudząco podobnym adresie. Zanim wrzucisz poufny plik, spójrz na pasek adresu i upewnij się, że jesteś tam, gdzie chciałeś trafić. Dobrym nawykiem jest dodanie sprawdzonego narzędzia do zakładek i otwieranie go stamtąd.

Dlaczego praca w przeglądarce omija problem

Takie narzędzia da się zbudować inaczej. Współczesne przeglądarki potrafią same czytać, edytować i zapisywać pliki PDF. W tym modelu strona wysyła do przeglądarki program, a program działa na Twoim komputerze. Plik jest otwierany lokalnie i wynik też powstaje lokalnie. Nic nie wraca na serwer.

Tak działa DocJuno. Gdy używasz narzędzia Połącz PDF albo Kompresuj PDF, strona raz ładuje kod, a potem przetwarza pliki na Twoim urządzeniu. Nie ma etapu wysyłania, więc nie ma czego przechowywać, usuwać ani wykradać z serwera.

Możesz to sprawdzić sam, zamiast wierzyć mi na słowo. Otwórz stronę narzędzia, wyłącz Wi-Fi i dopiero wtedy wrzuć plik. Jeśli narzędzie dalej działa, przetwarzanie odbywa się na Twoim komputerze. Serwis, który wysyła pliki, przestanie działać, gdy tylko zniknie połączenie.

Praca w przeglądarce ma też ograniczenia. Bardzo duże pliki zależą od pamięci urządzenia, a stary telefon będzie wolniejszy niż serwerownia. Przy codziennych dokumentach ta zamiana zwykle się opłaca.

Jest jeszcze jedna korzyść, o której rzadko się mówi. Skoro plik nie trafia do zewnętrznej firmy, nie musisz się zastanawiać, czy przekazujesz komuś dane osobowe. Przy dokumentach z danymi klientów czy pracowników to po prostu mniej formalności.

Nawyki, które chronią poufne dokumenty

Niezależnie od narzędzi kilka nawyków ogranicza szkody, gdyby coś poszło nie tak.

• Wysyłaj tylko potrzebne strony. Wynajmujący rzadko potrzebuje całego wyciągu z konta.
• Oznaczaj kopie celem. Znak wodny PDF wstawi na każdej stronie napis w rodzaju „Kopia wyłącznie do umowy najmu”, przez co wykradziona kopia jest dużo mniej przydatna dla oszusta.
• Usuwaj niepotrzebne pliki z folderu pobranych i wspólnych dysków.
• Nie otwieraj osobistych dokumentów na publicznych komputerach. Pobrane pliki często tam zostają.
• Zachowuj oryginał. Każde narzędzie może czasem wygenerować uszkodzony plik.

Znak wodny stosuję sam za każdym razem, gdy wysyłam kopię dokumentu tożsamości. Zajmuje kilka sekund i mocno ogranicza to, co ktoś mógłby z taką kopią zrobić. Warto wpisać w nim konkretny cel i datę, na przykład nazwę biura nieruchomości i miesiąc. Taką kopię trudno potem wykorzystać gdziekolwiek indziej, a Ty wiesz, skąd mogła wyciec.

Więc czy są bezpieczne

Przy plikach bez wrażliwych danych większość znanych serwisów PDF online można spokojnie używać. Nie chodzi o to, żeby bać się każdej strony z narzędziami. Chodzi o to, żeby dopasować ostrożność do dokumentu. Plakat na festyn możesz wrzucić gdziekolwiek. Skan dowodu, PIT czy umowę o pracę już niekoniecznie.

Przy wszystkim, co osobiste albo poufne, najbezpieczniejszy jest plik, który nie opuszcza urządzenia. Wybieraj narzędzia działające w przeglądarce, sprawdź to sztuczką z wyłączonym internetem i wysyłaj tylko to, czego druga strona naprawdę potrzebuje.