Jak sprawdzić i usunąć metadane z pliku PDF

Sprawdzasz CV trzy razy, zapisujesz je jako PDF i wysyłasz. Nie sprawdzasz tylko tej części pliku, której nie widać na stronach. Większość PDF-ów ma zestaw ukrytych właściwości i potrafią one powiedzieć więcej, niż chcesz.

Poniżej wyjaśniam, czym są metadane PDF, jak je obejrzeć w minutę i jak je wyczyścić, zanim CV, umowa albo raport trafią do kogoś obcego.

Czym są metadane PDF

Metadane to informacje zapisane w pliku obok stron, ale nie na nich. Typowy PDF ma kilka standardowych pól:

• Tytuł. Często to on pojawia się na karcie przeglądarki po otwarciu pliku. Jeśli nikt go nie ustawił, bywa nazwą oryginalnego dokumentu, na przykład „CV FINALNE ostateczne v7”.
• Autor. Zwykle wpisuje się sam, z nazwy konta, na którym powstał plik. Na służbowym laptopie to może być Twoje imię i nazwisko albo nazwa firmy.
• Temat i słowa kluczowe. Rzadko wypełniane ręcznie, ale niektóre szablony i programy dodają je same.
• Program tworzący i producent PDF. Aplikacja, w której powstał dokument, i ta, która zamieniła go na PDF, czasem z numerem wersji.
• Daty. Kiedy plik utworzono i kiedy ostatnio go zmieniono.

Nic z tego nie jest z założenia tajne. Te pola pomagają wyszukiwarkom, bibliotekom i systemom do dokumentów porządkować pliki. Problem zaczyna się, gdy jadą razem z plikiem, który wysyłasz komuś obcemu.

Dlaczego warto sprawdzić je przed wysłaniem

Wyobraź sobie kilka zwykłych sytuacji.

CV z tytułem „CV do firmy A” trafia do firmy B. Szablon umowy po poprzednim kliencie ma w polu autora jego nazwisko. Raport pisany na laptopie od byłego pracodawcy podaje tę firmę jako autora. Faktura freelancera zdradza nazwę agencji, dla której naprawdę pracuje.

Na widocznych stronach wszystko się zgadza, ale plik opowiada inną historię każdemu, kto zajrzy we właściwości. Rekruterzy, prawnicy i klienci zaglądają. Czasem celowo, a czasem dlatego, że tytuł sam wyskakuje na karcie przeglądarki.

Jak zobaczyć metadane PDF

Nie potrzebujesz do tego specjalnego programu.

• W programie do PDF na komputerze szukaj opcji „Właściwości dokumentu” w menu Plik. W wielu programach działa skrót Ctrl+D w Windows albo Cmd+D na Macu, choć zależy to od aplikacji.
• W przeglądarce otwórz PDF i poszukaj „Właściwości dokumentu” w menu przeglądarki PDF. Chrome, Edge i Firefox mają własne przeglądarki plików i ta opcja jest w każdej w trochę innym miejscu, zależnie też od wersji.
• W systemie okno właściwości pliku w Windows albo panel „Pokaż info” na Macu czasem też pokazuje tytuł i autora.

Przejrzyj wszystkie pola, nie tylko autora. Niespodzianki najczęściej siedzą w tytule i słowach kluczowych.

Jak usunąć metadane z PDF

Najszybciej jest nadpisać właściwości, nie ruszając stron.

W narzędziu Edytuj metadane PDF zajmuje to trzy kroki:

• Otwórz narzędzie i przeciągnij PDF na stronę.
• Zaznacz „Najpierw usuń wszystkie istniejące metadane”. To czyści tytuł, autora, temat, słowa kluczowe, program tworzący i producenta.
• Kliknij Zapisz metadane i pobierz wyczyszczony plik.

Jeśli zamiast pustego tytułu chcesz mieć porządny, wpisz go w polu Tytuł przy zaznaczonej opcji. Stare wartości zostaną najpierw usunięte, a potem zapisze się Twój nowy tytuł. Przy CV to dobry nawyk. Tytuł w stylu „Jan Kowalski, grafik” wygląda lepiej niż puste pole.

Plik przez cały czas zostaje na Twoim urządzeniu. Narzędzie działa w przeglądarce, więc CV ani umowa nie trafiają na żaden serwer.

Czego to nie zmienia

Warto wiedzieć, gdzie kończą się możliwości narzędzia. Daty utworzenia i modyfikacji mogą zostać w pliku. Niektóre PDF-y przechowują też dodatkową kopię właściwości w osobnym bloku XMP, którego nie każde narzędzie nadpisuje. Jeśli dokument jest naprawdę wrażliwy, otwórz wyczyszczony plik i jeszcze raz sprawdź właściwości przed wysłaniem.

Nie zapomnij o nazwie pliku

Najczystsze metadane nic nie dadzą, jeśli plik nazywa się „cv_do_firmy_A_v7_ostateczne.pdf”. Nazwa to pierwsze, co widzi odbiorca, w mailu i w folderze z pobranymi plikami.

Zmień nazwę pliku przed wysłaniem. Najlepiej prosto: imię i nazwisko, rodzaj dokumentu, a przy rekrutacji jeszcze stanowisko. „Jan_Kowalski_CV.pdf” mówi wszystko, co trzeba, i nic ponadto.

Czego nie załatwi czyszczenie metadanych

Metadane to tylko jedna warstwa. PDF może zawierać też inne rzeczy, które nie są ukryte we właściwościach, a i tak łatwo je przeoczyć:

• Komentarze i adnotacje zostawione po sprawdzaniu dokumentu.
• Śledzone zmiany wyeksportowane z edytora tekstu.
• Pola formularza ze starymi odpowiedziami albo takie, które odbiorca może dalej edytować.
• Ukryte warstwy w plikach z programów graficznych.

To wszystko jest na stronach albo obok nich, więc wymaga innego sposobu. Obejrzyj dokument w pełnym programie do PDF z włączonymi komentarzami. Przy wypełnionych formularzach pomoże Spłaszcz PDF, które zamienia pola w zwykłą treść strony, więc odpowiedzi nie da się już zmienić. W razie wątpliwości zapisz świeży PDF z oryginalnego dokumentu, zamiast przerabiać stary plik.

Krótka lista przed wysłaniem

• Otwórz właściwości dokumentu i przeczytaj każde pole.
• Wyczyść metadane i, jeśli chcesz, dodaj porządny tytuł.
• Zmień nazwę pliku na neutralną i czytelną.
• Poszukaj komentarzy, starych odpowiedzi w formularzach i śledzonych zmian.
• Otwórz gotowy plik jeszcze raz, zanim go załączysz.

Zajmuje to około minuty i zamyka lukę, o której mało kto myśli.